beeldmerk Ledenadministratie Parochies

R.K. Bureau voor de ledenadministratie

Postbus 215
6130 AE  Sittard
Tel.: 085-7731406 (van 9u-17u)
e-mail: leden@ipal.nu  (algemene vragen, Sila, deelname, parochianen vragen etc.)

Voor directe Navision helpdesk ondersteuning belt u: 0499-582 822 keuze 2 e-mail: rkk@gac.nl

Voor inloggen en printproblemen belt u: 0499-582 822 keuze 1 of e-mail: servicedesk@ipal.nu

 

Samenvatting nieuw systeem

Nieuw systeem voor de R.K. parochies : Navision

 

  • Wat is dat nieuwe systeem?

Medio 2006 zal er een nieuw systeem beschikbaar komen voor de parochies. Het betreft een geïntegreerd pakket of liever gezegd een complete werkomgeving: dat wil zeggen dat allerlei functies beschikbaar komen voor medewerkers die onderling met elkaar verbonden zijn, zodat gegevens maar éénmalig hoeven te worden vastgelegd en uitwisseling van gegevens en documenten een stuk eenvoudiger wordt.

 

  • Eén gemeenschappelijke kerkledenadministratie

Een ander belangrijk aspect is dat het nieuwe systeem uitgaat van één gemeenschappelijke gegevens-

set voor parochies. De voormalige SILA dataset, beheerd door SILA, verdwijnt. Dit betekent dat de parochie geen mutaties meer hoeft op te sturen naar SILA en geen mutaties meer handmatig hoeft te verwerken vanuit SILA. Ook zullen de vaak optredende verschillen tussen beide administraties tot het verleden gaan behoren.

 

  • Centraal, maar wel veilig

Daarnaast werkt het systeem via een beveiligd internet (extranet genaamd) Hierdoor is het mogelijk dat op verschillende plaatsen tegelijk kan worden gewerkt met het systeem door verschillende personen voor hun specifieke taak.(administrateur, secretariaat, penningmeester, pastor)

 

  • Wat zijn de mogelijkheden van het nieuwe systeem?

Het systeem omvat straks de mogelijkheden van de bekende kerkledenadministratie zoals die nu gevoerd wordt in bv. Kerkhulp, KLA of Baruch. Daarnaast de bijdrageadministratie voor de kerkbijdrage. De boekhouding zoals nu vaak gevoerd in Kerkhulp, KLA of Kerkboek. De pastorale administratie zoals die nu soms mbv een pastorale module gevoerd wordt en tot slot een beperkte of uitgebreide kerkhofadministratie (inclusief een rechthebbende administratie die gekoppeld is aan SILA)

 

  • Wat zijn de onmiddellijke voordelen van dat nieuwe systeem?

Het allerbelangrijkst is dat u af bent van het handmatig verwerken van de SILA-mutaties. Er is een automatische koppeling tussen SILA en het nieuwe systeem. U kunt uiteraard wel zien wat er gaat muteren en u kunt daar op ingrijpen indien nodig. U hoeft ook geen papier meer richting SILA te sturen met correcties of aan- en afmeldingen.

 

  • Andere voordelen van het nieuwe systeem

U hebt straks geen last meer van versiebeheer van de programma's; geen zorg meer om back-ups, beveiliging, schijfjes uitwisselen tussen de verschillende deeladministraties en toegankelijkheid van de administratie voor andere gebruikers. Verder zijn de deeladministraties met elkaar verbonden zodat wijzigingen automatisch doorgevoerd kunnen worden in de verschillende deeladministraties.

 

De administrateur, penningmeester of pastor kan inloggen via zijn/haar PC tot die gegevens waartoe hij/zij toegang heeft. Via een beveiligingsmethode heeft hij/zij alleen toegang tot die gegevens die voor hem/haar van belang zijn. Omdat er wordt uitgegaan van één gegevensset voor alle parochies kunnen er ook kerkelijke gegevens meeverhuizen tussen parochies zoals Doopdatum, Vormseldatum, indicatie of iemand vrijwilliger is etc. Ook wordt het veel simpeler om voorkeursleden aan- of af te melden, rechthebbenden van graven te traceren of b.v. facturen te produceren voor afnemers van kerkelijke diensten zoals Huwelijk, Begrafenis, Stipendia etc.

 

Omdat er gebruik wordt gemaakt van standaard software van Microsoft kunt u straks ook in regioverband gemakkelijk zaken uitwisselen en delen met elkaar. U kunt regio-werkgroepen, pastoraatsgroepen, secretariaten en pastores met elkaar laten communiceren, agenda's beheren en plannen, documenten beheren en uitwisselen, pastores kunnen eventueel toegang krijgen tot meerdere parochies van de regio. Daarnaast kunt u gegevens koppelen met uw Word-programma (mail-merge), uw Excel-programma (cijferen) of Outlook (e-mail, agenda, taakbeheer). Deze laatste wordt gratis meegeleverd.

 

Ook zal het voor parochies mogelijk zijn gemakkelijker met elkaar en het Bisdom te communiceren en een eigen website te ontwikkelen.

 

  • Wat betekent dit voor een parochie?

a. Vanaf 1 jan.2006 zal de SILA niet meer als aanspreekpunt of helpdesk fungeren voor parochies. Vanaf deze datum kunt u terecht bij diocesane contactpersonen of het landelijk RK bureau.

 

b. Totdat u overstapt, blijft u via de zgn. Tijdelijke Mutatievoorziening RK parochies mutaties ontvangen ter handmatige verwerking in uw bestaande programma. Aan- en afmeldingen kunt u via dit nieuwe kanaal elektronisch insturen. De papierstroom behoort dus vanaf 2006 tot het verleden. In het najaar zal er door het Bisdom een voorlichtingsronde worden gehouden over allerlei zaken die hierbij van belang zijn.

 

c. Dit project zal meerdere jaren in beslag gaan nemen totdat elke parochie is aangesloten. Fasegewijs wordt de nieuw ontwikkelde software aan parochies aangeboden. Onderdeel van de implementatie bij parochies is een conversieplan; conversie van de gegevens van zowel de SILA als de parochie, zodat ook de verschillen zichtbaar worden en de correcties kunnen worden doorgevoerd.

 

d. M.b.t. hardware zijn geen aanpassingen vereist. Een gewone PC voldoet. Een scherm met een resolutie van 1024 x 768 pixels is wel prettig maar geen absolute noodzaak. Wel heeft u een breedband verbinding nodig (ADSL).