beeldmerk Ledenadministratie Parochies

R.K. Bureau voor de ledenadministratie

Postbus 215
6130 AE  Sittard
Tel.: 085-7731406 (van 9u-17u)
e-mail: leden@ipal.nu  (algemene vragen, Sila, deelname, parochianen vragen etc.)

Voor directe Navision helpdesk ondersteuning belt u: 0499-582 822 keuze 2 e-mail: rkk@gac.nl

Voor inloggen en printproblemen belt u: 0499-582 822 keuze 1 of e-mail: servicedesk@ipal.nu

 

FAQ's

Antwoord

Categorie

Vraag

Met ingang van 2006 zal er vanuit de gezamenlijke bisdommen een nieuw systeem beschikbaar komen voor de parochies:
- Ledenadministratie (inclusief koppeling met SILA)
- Financiële module
- Kerkbijdrage module
- Pastorale administratie
- Een beperkte kerkhofadministratie (inclusief een rechthebbende administratie die gekoppeld is aan SILA)
Het betreft een geïntegreerd pakket of liever gezegd een complete werkomgeving: dat wil zeggen dat allerlei functies beschikbaar komen voor medewerkers die onderling met elkaar verbonden zijn, zodat gegevens maar éénmalig hoeven te worden vastgelegd en uitwisseling van gegevens en documenten een stuk eenvoudiger wordt.
 
Een ander belangrijk aspect is dat het nieuwe systeem uitgaat van één gemeenschappelijke gegevensset voor parochies. De voormalige SILA dataset, beheerd door SILA, verdwijnt. Dit betekent dat de parochie geen mutaties meer hoeft op te sturen naar SILA en geen mutaties meer handmatig hoeft te verwerken vanuit SILA. Ook zullen de vaak optredende verschillen tussen beide administraties tot het verleden gaan behoren.
 
Daarnaast werkt het systeem via een beveiligd internet (extranet genaamd) Hierdoor is het mogelijk dat op verschillende plaatsen tegelijk kan worden gewerkt met het systeem door verschillende personen voor hun specifieke taak (administrateur, secretariaat, penningmeester, pastor).

Algemeen

Wat is dat nieuwe systeem?

De komende jaren zal er opschaling plaats gaan vinden naar alle parochies. Het proces verloopt via een intake (inclusief opleiding) waarbij alle facetten met u worden besproken. Hiervoor komt een draaiboek (checklist) beschikbaar zodat u en wij zich kunnen voorbereiden.

Algemeen

Hoe verloopt het instappen van parochies?

Met ingang van 1-1-2011 zal Navision het enige platform zijn voor communicatie met Ledenbureau, Sila en Bisdom. Dit mede omdat de Bisdommen en het Ledenbureau ook zelf met Navision werken en zo een efficiency voordeel wordt bereikt.

Algemeen

Wordt het nieuwe systeem ons opgelegd ?

Dit is niet te voorzien. De dekenaten voeren geen ledenadministratie en voeren geen tussenschakel in de verantwoording tussen de parochie en het bisdom.

Algemeen

Worden dekenaten aangesloten ?

Dit project zal meerdere jaren in beslag gaan nemen (tot 2011) totdat elke parochie is aangesloten. Totdat u overstapt blijft u via dit nieuwe kanaal mutaties ontvangen ter handmatige verwerking in uw bestaande programma. Aan- en afmeldingen kunt u via dit nieuwe kanaal elektronisch insturen. De echte papierstroom per post behoort dus vanaf 2006 tot het verleden. Daar komt e-mail verkeer voor in de plaats. In het najaar zal er door het Bisdom een voorlichtingsronde worden gehouden over allerlei zaken die hierbij van belang zijn.

Algemeen

Wat betekent dit voor een parochie voor de korte termijn?

De gezamenlijke bisdommen bieden het gereedschap voor deze functionaliteit. De parochies blijven eigenaar van de gegevens zelf. Ook de mate waarin u de functionaliteit gebruikt is aan uzelf. Er komt geen situatie als “Big Brother is watching you”

Algemeen

Wie is er eigenaar van het systeem ?

U kunt zelf daar een keuze in maken, bijvoorbeeld het 1e jaar beginnen met ledenadministratie, het jaar erna de financiële module, etc.
Op die manier kunt u de gevolgen van de verandering spreiden.
Wilt u maximaal rendement halen dan raden wij u aan om alle modules in één keer te gebruiken.

Algemeen

Moet ik alle modules direct in één keer gebruiken of kan ik stap voor stap de modules in gebruik nemen ?

Er is alleen sprake van centrale opslag van gegevens en software en niet van een centraal systeem. Iedere parochie heeft zijn eigen omgeving. Daarnaast is de beveiliging maximaal geregeld zodat er geen gevaar is voor hackers en ongeoorloofd raadplegen, bv door een andere parochie. Hiermee is deze oplossing veel beter geregeld dan de lokale situatie dan wel het kaartenbaksysteem. Denkt u daarbij aan beveiliging, autorisatie, inbraak, verlies van gegevens (back-up), ondersteuning, etc.

Algemeen

Wij hebben liever een lokaal systeem dan een centraal systeem.

Het systeem omvat straks de mogelijkheden van de bekende ledenadministratie zoals die nu gevoerd wordt in bijvoorbeeld Kerkhulp, KLA of Baruch. Daarnaast de bijdrageadministratie voor de kerkbijdrage. De boekhouding zoals nu vaak gevoerd in Kerkhulp, KLA of Kerkboek. De pastorale administratie zoals die nu soms met behulp van een pastorale module gevoerd wordt en tot slot een beperkte kerkhofadministratie (inclusief een rechthebbende administratie die gekoppeld is aan SILA).

Functionaliteit

Wat zijn de mogelijkheden van het nieuwe systeem?

Het allerbelangrijkst is dat u af bent van het handmatig verwerken van de SILA-mutaties. Er is een automatische koppeling tussen SILA en het nieuwe systeem. U kunt uiteraard wel zien wat er gaat muteren en u kunt daar op ingrijpen indien nodig. U hoeft ook geen papier meer richting SILA te sturen met correcties of aan- en afmeldingen.
U heeft straks geen last meer van versiebeheer van de programma's; geen zorg meer om back-ups, beveiliging, schijfjes uitwisselen tussen de verschillende deeladministraties en toegankelijkheid van de administratie voor andere gebruikers. Verder zijn de deeladministraties met elkaar verbonden zodat wijzigingen automatisch doorgevoerd kunnen worden in de verschillende deeladministraties.
 
De administrateur, penningmeester of pastor kan inloggen via zijn/haar PC tot die gegevens waartoe hij/zij toegang heeft. Via een beveiligingsmethode heeft hij/zij alleen toegang tot die gegevens die voor hem/haar van belang zijn. Omdat er wordt uitgegaan van één gegevensset voor alle parochies kunnen er ook kerkelijke gegevens meeverhuizen tussen parochies zoals Doopdatum, Vormseldatum, indicatie of iemand vrijwilliger is etc. Ook wordt het veel simpeler om voorkeursleden aan- of af te melden, rechthebbenden van graven te traceren of b.v. facturen te produceren voor afnemers van kerkelijke diensten zoals Huwelijk, Begrafenis, Stipendia etc.
 
Omdat er gebruik wordt gemaakt van standaard software van Microsoft kunt u straks ook in regioverband gemakkelijk zaken uitwisselen en delen met elkaar. U kunt regiowerkgroepen, pastoraatgroepen, secretariaten en pastores met elkaar laten communiceren, agenda's beheren en plannen, documenten beheren en uitwisselen, pastores kunnen eventueel toegang krijgen tot meerdere parochies van de regio. Daarnaast kunt u gegevens koppelen met uw Wordprogramma (mail-merge), uw Excelprogramma (cijferen) of Outlook (e-mail, agenda, taakbeheer). 

Functionaliteit

Wat zijn de voordelen van dat nieuwe systeem?

Dit kan. In Navision kunt u met knippen/plakken de gegevens overhalen. Daarnaast kunnen lijsten in plaats van geprint worden ook naar bestand worden geschreven (bijvoorbeeld met puntkomma als scheidingsteken) tbv Excel en Word

Functionaliteit

Kan ik gegevens downloaden naar mijn eigen PC voor verdere bewerking ?

U kunt overal werken aangezien het internet als communicatiedrager wordt gebruikt. U kunt dus op het parochiecentrum of thuis werken.

Functionaliteit

Telewerken

De kosten bestaan uit een aantal elementen:
- software (gebruik nieuw systeem) 400 euro per jaar
- hardware
- verbinding
- bijdrage SILA

Kosten

Wat zijn de kosten voor mijn parochie om mee te doen?

De software , 400 euro per jaar, wordt eventueel vanuit het bisdom gefactureerd. Dit geldt momenteel voor Haarlem, Utrecht en Den Bosch. Doelstelling van het project is een prijsneutraal niveau aanhouden. Dit betekent dat de gemiddelde kosten voor een parochie in de oude situatie gelijkwaardig zijn met de kosten in de nieuwe situatie.

Kosten

Wat kost de software ?

In principe heeft u geen extra hardwarekosten. Indien u een PC of terminal heeft die aan de specificaties voldoet (zie hoofdstuk Hardware/Software/verbinding), kunt u qua hardware zonder kosten aanschakelen.

Kosten

Wat kost de hardware ?

U kunt werken met uw eigen verbinding zoals u deze ook bijvoorbeeld thuis heeft.

Kosten

Wat kost de verbinding ?

Om veilig te kunnen werken via internet krijgt elke gebruiker een inlogcode. De parochie krijgt per module een inlogcode. Extra inlogcodes kosten 35 euro per jaar

Kosten

Wat kost een inlogcode ?

De Sila-bijdrage zal niet veranderen en wordt verrekend via het Bisdom, m.u.v. Roermond.

Kosten

Wat kost de bijdrage SILA ?

- Windows XP sp 3 en hoger
- Microsoft Word (geen specifieke versie)

- Internet explorer 7 en hoger
- Resolutie 1024x768 is zeer wenselijk
- Internetverbinding: ISDN en ADSL/Kabel zullen qua performance naar behoren werken. De performance voor een analoge inbelverbinding zal naar verwachting matig tot slecht zijn.
Zelfs met ISDN en ADSL/Kabel kunt u nog mindere performance hebben als het heel druk op het internet is (vaak ’s avonds). De gezamenlijke bisdommen gaan ook als provider (leverancier van internetverbindingen) optreden waarmee u een gegarandeerde performance krijgt en daarmee geen last heeft van drukte op het internet.
Printen kan via de lokale printer die aan uw PC hangt.

Hard-Software/Verbinding

Wat zijn de specificatie van de hardware, software en verbinding die ik nodig heb om mee te kunnen doen.

De behoefte wordt middels een enquête gepeild. Afhankelijk van de uitkomst wordt dit bepaald.

Hard-Software/Verbinding

Komt er een samenwerking op het gebied van inkoop van hardware en software ?

Een deel van uw gebruikte software zal u kunnen schrappen door het nieuwe systeem te gaan gebruiken. Een ander deel zult u handhaven (Word, Excel, PowerPoint, telebankieren, etc).
Voor de software die geschrapt gaat worden, moet u zelf de verplichtingen naar leveranciers beëindigen (onderhoudscontract, etc). Let daarbij wel op de opzegtermijnen.
Wij raden u aan om het einde van de contractperiode te kiezen enkele maanden na overgang naar de nieuwe situatie.

Hard-Software/Verbinding

Wat moet ik doen met mijn huidige software dan wel met de softwareleverancier ?

De performance is afhankelijk van de hardware, software en de verbinding.
De hardware heeft nauwelijks invloed zolang u maar aan de specificaties voor de hardware voldoet.
De performance van de software kunt u zelf niet beïnvloeden. De gezamenlijke bisdommen regelen via het IFAC (het Interdiocesaan Facilitair Automatiserings-Centrum) de monitorfunctie van de performance. Daar wordt de software continue in de gaten gehouden en worden er maatregelen genomen bij slechte prestaties.
De verbinding is wel een grote factor. ISDN en ADSL/Kabel zullen qua performance naar behoren werken. De performance voor een analoge inbelverbinding zal naar verwachting matig tot slecht zijn.
Zelfs met ISDN en ADSL/Kabel kunt u nog mindere performance hebben als het heel druk op het internet is (vaak ’s avonds). De gezamenlijke bisdommen gaan ook als provider (leverancier van internetverbindingen) optreden waarmee u een gegarandeerde performance krijgt en daarmee geen last heeft van drukt op het internet.

Hard-Software/Verbinding

Welke performance mag ik van het systeem verwachten?

Dit valt uiteen in:
- authenticatie
- autorisatie
- beveiligde verbinding
Authenticatie: De gebruiker zal zich bekend moeten maken en het systeem dient te controleren of deze gebruiker degene is die zich authenticeert. De gebruiker maakt zich bekend met een gebruikersnaam/wachtwoord combinatie. 
Autoriseren: De gebruiker worden rechten toegekend om binnen zijn omgeving, handelingen uit te voeren waartoe hij is aangewezen. De ene parochie kan dus niet de andere parochie zien. Daarnaast kan de ledenadministrateur geen financiele boekingen doen. Deze rollen worden bij de overgang naar het nieuwe systeem in samenwerking met de parochie toegekend.
Beveiligde verbinding: Het communicatieverkeer bestaat uit diverse onderdelen. Tussen de werkplek en het externe server netwerk zal het verkeer worden geregeld via een versleutelde toegang. Dit draagt ertoe bij dat het verkeer niet kan worden onderschept. Bovenop het afgeschermde virtuele lan (het gesloten netwerk tussen de bisdommen) biedt dit afdoende beveiliging. De methodiek die hiervoor gebruikt is 128-bit SSL (Secure Socket Layer) Dit is een onderdeel van de internetbrowser. De gebruikte internetbrowser is hier wel van belang. Dit dient minimaal Internet Explorer 5.5. of hoger te zijn. Voor verkeer buiten de bisdommen zoals telewerkplekken, publieke internettoegangen (internetcafés) zal gebruik gemaakt worden van dezelfde methodiek echter aangevuld met de authenticatie tool.

Beveiliging en autorisatie

Hoe goed is het systeem beveiligd ?

Dit kan niet. Er is dus sprake van centrale opslag van gegevens en niet van een centraal systeem.

Beveiliging en autorisatie

Kan de ene parochie de gegevens van de ander zien ?

Dit klopt, met de juiste bevoegdheden kan een systeembeheerder dit wel.
Uitzondering hierbij is de pastorale module. Daar worden de gegevens “encrypted” opgeslagen waardoor ook de beheerder de gegevens niet kan bekijken. Daar is alleen de auteur van de gegevens (pastoor) gerechtigd tot het bekijken van de aantekeningen. Vergelijk het met de systeembeheerder die ziet dat er een aantekeningenboekje van de pastoor is, maar hij kan het boekje niet openen.

Beveiliging en autorisatie

Kunnen systeembeheerders de gegevens van parochies inkijken ?

U kunt werken met het nieuwe systeem, ook zonder SILA koppeling. De voordelen worden pas echt zichtbaar als u wel een SILA koppeling heeft. U kunt wel alvast het financiële deel gebruiken.

Overgang naar nieuw systeem

Wij zijn een parochie die geen SILA koppeling heeft

U kunt na 1 jan. contact opnemen met het RK-ledenbureau om toegang te krijgen via het systeem tot deze gegevens.

Overgang naar nieuw systeem

Wij zijn een parochie die geen SILA koppeling heeft maar dit wel graag wenst.

Voor KLA is er een standaard conversie beschikbaar die we tegen betaling voor u kunnen uitvoeren. Ook kunt u ervoor kiezen om te starten met de standaard SILA vulling als geen of weinig gegeven heeft toegevoegd aan KLA.
Als u ook nog de financiële module van KLA gebruikt, kan deze ook worden omgezet.

Overgang naar nieuw systeem

Wij zijn een parochie die de ledenadministratie KLA gebruikt

Voor Baruch is er een standaard conversie beschikbaar die we tegen betaling voor u kunnen uitvoeren. Ook kunt u ervoor kiezen om te starten met de standaard SILA vulling als geen of weinig gegevens heeft toegevoegd aan Baruch.

Overgang naar nieuw systeem

Wij zijn een parochie die de ledenadministratie Baruch gebruikt zonder automatische koppeling naar SILA

Voor deze specifieke parochies geldt dat wij deze parochies de mogelijkheid willen geven om als eerste over te gaan. Zij verliezen immers per 1 januari 2006 de automatische koppeling als zij op de oude situatie blijven zitten.
Voor Baruch is er een standaard conversie beschikbaar die we tegen betaling voor u kunnen uitvoeren. Ook kunt u ervoor kiezen om te starten met de standaard SILA vulling als geen of weinig gegevens heeft toegevoegd aan Baruch.

Overgang naar nieuw systeem

Wij zijn een parochie die de ledenadministratie Baruch gebruikt met automatische koppeling naar SILA

Voor Kerkhulp/Church-aid is er een standaard conversie beschikbaar die we tegen betaling voor u kunnen uitvoeren. Ook kunt u er voor kiezen om te starten met de standaard SILA vulling als u geen of weinig gegevens heeft toegevoegd aan Kerkhulp of Church-aid.

Overgang naar nieuw systeem